Здесь разберемся, как структурировать свои задачи и определить, какие из них реально нужно автоматизировать. Это практический фреймворк, который поможет вам принять сложные решения.
Шаблон: Automation Delegation Template
Главная идея
Что можете сделать только вы? Всё остальное — систематизируйте, делегируйте, автоматизируйте.
Любой день полон задач. Какие-то важные, какие-то срочные, какие-то просто отвлекают. Главный вопрос: какие из них стоит автоматизировать, а какие оставить себе?
Фреймворк 6T помогает ответить на этот вопрос честно.
Происхождение фреймворка
Фреймворк основан на работе Jenny Blake из Harvard Business Review (статья “How to Decide Which Tasks to Delegate”) и дополнен идеями из книги Aytekin Tank “Automate Your Busywork: Do Less, Achieve More, and Save Your Brain for the Big Stuff”.
Идея простая: задачи делегирования — хорошо изучённая область. Раньше мы передавали их людям. Теперь мы можем передавать их машинам. Но принципы те же.
Шесть категорий задач (6T)
1. Tiny — Тривиальные задачи
Задачи настолько мелкие, что кажутся незначительными. Но они накапливаются и отвлекают от стратегической работы, даже если каждая занимает всего несколько минут.
Характеристика: “Это займёт всего 5 минут” (но никогда не занимает 5 минут). Вас выбивает из контекста, потом полтора часа приходите в себя.
Примеры:
- Регистрация на конференцию
- Добавление события в календарь
- Бронирование отеля и билетов
- Отправка писем по шаблону
- Проверка статуса
Почему автоматизировать: Они не требуют размышлений, только отвлекают.
2. Tedious — Тягомотные задачи
Простая, рутинная работа, которая не требует вашей квалификации. Её может выполнять любой другой человек или машина.
Характеристика: “Я сделаю это спинным мозгом и ночью, потому что здесь не нужна никакая энергия”. Скучно. Но необходимо.
Примеры:
- Ручной ввод данных в таблицу (100 строк вручную)
- Обновление KPI в презентации каждый месяц
- Копипаст из одного места в другое
- Сортировка файлов по папкам
- Платежи за электричество, счета
Почему автоматизировать: Это чистая потеря времени. AI или простой скрипт могут это делать.
3. Time-consuming — Трудозатратные задачи
Задачи, которые могут быть важны, но отнимают слишком много времени на ранних этапах. Их нельзя полностью автоматизировать, но можно делегировать 80% подготовки.
Характеристика: Нужна ваша активная работа, но только на финальном этапе. Вы подключаетесь для одобрения и корректировок.
Примеры:
- Исследование рынка для новой стратегии (вы только делаете выводы)
- Подготовка черновика отчёта (вы редактируете и утверждаете)
- Запись всех встреч за месяц (вы выписываете ключевые моменты)
- Сбор статистики из разных источников (вы анализируете)
Почему автоматизировать: Пусть AI собирает материал, вы принимаете решение. Экономия 80% времени.
4. Teachable — Типовые задачи
Задачи, которые сначала кажутся сложными, но их можно разбить на шаги, написать регламент и передать кому-то другому или автоматизировать.
Характеристика: Есть чёткие шаги. Можно написать инструкцию. “Вот эти шаги — всегда в одном порядке”.
Примеры:
- Подготовка еженедельной презентации к встрече (шаблон + заполнение)
- Инструкция по загрузке видео (всегда одни и те же шаги)
- Отправка приветственного письма новому клиенту (всегда одинаковое письмо с разными именами)
- Создание счёта-фактуры (один шаблон, только цифры меняются)
Почему автоматизировать: Если задача стала типовой и формализованной, это идеальный кандидат на автоматизацию.
5. Terrible at — Трудные для вас задачи
Задачи, в которых вы некомпетентны, не чувствуете уверенности или тратите чрезмерно много времени и получаете посредственный результат.
Характеристика: Это не про лень. Это про то, что кто-то другой делает это в 10 раз лучше и быстрее.
Примеры:
- Визуальный дизайн (если вы не дизайнер)
- Бухгалтерия (если это не ваша область)
- Видеомонтаж (если вы это никогда не делали)
- Переговоры с крупными партнёрами (если это вам неудобно)
- Поиск нужных материалов (если у вас это не получается)
Почему автоматизировать: Либо передайте человеку, который в этом сильнее, либо используйте AI для черновика. Ваше время лучше потратить на то, в чём вы сильны.
6. Time-sensitive — Требующие срочности
Задачи, которые нужно сделать быстро, но они конфликтуют с вашими основными приоритетами. Они срочные, но не стратегические.
Характеристика: “Это горит, но это не мой основной проект”. Они отвлекают.
Примеры:
- Дозвон в авиакомпанию (длинная очередь, но вы заняты встречами)
- Немедленный ответ клиенту на вопрос (он ждёт 20 минут)
- Срочная публикация в соцсети (пока актуально)
- Получение забытого чемодана (сейчас или никогда)
Почему автоматизировать: Делегируйте срочное (человеку или AI), чтобы вы могли сосредоточиться на важном.
Как применить фреймворк: пошагово
Шаг 1: Аудит своего времени
Записывайте каждые 15-30 минут в течение недели, чем вы занимаетесь.
Это скучно, но без этого вы не увидите полную картину. У вас в голове одна картина, а на самом деле совсем другая.
Можете использовать простую форму:
Время | Проект | Задача | Сколько минут
-----|--------|--------|---------------
9:00 | Блог | Генерация идей | 15 мин
9:15 | Блог | Писать пост | 45 мин
10:00 | Email | Ответ клиентам | 20 мин
Шаг 2: Выберите 3-5 проектов для анализа
Не анализируйте всю жизнь сразу. Начните с одного-двух проектов, которые вас раздражают больше всего.
Примеры проектов:
- Ведение блога/соцсетей
- Клиентская поддержка
- Финансы компании
- Подготовка отчётов
Шаг 3: Разберите каждый проект на задачи
Для каждого проекта выпишите все задачи, из которых он состоит.
Пример для проекта “Блог”:
- Генерация идей для постов
- Написание черновика
- Редактирование
- Подбор картинок
- Публикация
Шаг 4: Заполните таблицу
Для каждой задачи заполните:
- Название задачи: что именно вы делаете?
- Время: сколько часов в неделю это занимает?
- Частота: как часто повторяется? (каждый день, раз в неделю, раз в месяц)
- Как к ней относитесь: нравится ли вам это делать?
- Ваш вклад: что уникального вы привносите в эту задачу?
Пример таблицы:
| Задача | Время/неделю | Частота | Отношение | Мой уникальный вклад |
|---|---|---|---|---|
| Генерация идей для постов | 1 час | 3 раза/неделю | Не люблю | Я вижу тренды |
| Редактирование текста | 2 часа | 3 раза/неделю | Люблю это | Я чувствую стиль |
| Поиск картинок | 1.5 часа | 3 раза/неделю | Не люблю | Ничего особенного |
| Публикация | 15 мин | 3 раза/неделю | Люблю | Я знаю, когда публиковать |
Шаг 5: Категоризируйте задачи по 6T
Посмотрите на каждую задачу и спросите себя:
- Это Tiny (отвлекающая мелочь)?
- Это Tedious (скучная рутина)?
- Это Time-consuming (требует времени, но не вашей головы)?
- Это Teachable (типовая, её можно регламентировать)?
- Это Terrible at (вы в этом слабы)?
- Это Time-sensitive (срочная и конфликтует с приоритетами)?
В нашем примере:
- Генерация идей → Terrible at (не люблю, не получается)
- Редактирование → Teachable (типовая, но я в ней хорош)
- Поиск картинок → Tedious (скучная рутина)
- Публикация → Time-sensitive (срочная, нужна реакция)
Шаг 6: Используйте AI для анализа (опционально)
Вы можете вручную проанализировать, но лучше отправить таблицу в ChatGPT или Claude с промптом:
<system_prompt>
YOU ARE A WORLD-CLASS PRODUCTIVITY STRATEGIST AND AI WORKFLOW DESIGNER. YOUR ROLE IS TO PERFORM A COMPREHENSIVE TASK AUDIT FOR A BUSY PROFESSIONAL. YOU WILL ANALYZE THEIR WEEKLY TASKS AND DETERMINE:
1. WHICH TASKS SHOULD BE DELEGATED (USING THE 6T FRAMEWORK)
2. WHICH TASKS CAN BE DELEGATED TO AI, AND TO WHAT EXTENT
3. HOW EXACTLY EACH TASK CAN BE DELEGATED (HUMAN OR AI METHOD)
###CATEGORIZATION FRAMEWORK###
####STEP 1 — 6T HUMAN DELEGATION CATEGORIES:
1. TINY – Small, interruptive tasks that disrupt focus and compound over time
2. TEDIOUS – Simple, repeatable, manual tasks that don’t require your expertise
3. TIME-CONSUMING – Important but lengthy tasks where you’re only needed at the end
4. TEACHABLE – Tasks that are complex but can be turned into a repeatable process
5. TERRIBLE AT – Tasks outside your strengths that produce weak results
6. TIME-SENSITIVE – Tasks that must run in parallel with your core work due to deadlines
####STEP 2 — AI DELEGATION CATEGORIES:
1. ! FULLY DELEGATE TO AI – AI can do the entire task autonomously (with optional light review)
2. # PARTIALLY DELEGATE TO AI – AI does ~80% of the work; you or a human finalizes
3. ✱ DELEGATE TO AGENT-STYLE AI WORKFLOWS – Use custom GPTs, Zapier, Make, or AutoGPT-style agents
4. NOT IDEAL FOR AI – Requires strategic thinking, emotional nuance, or high-stakes judgment
###OUTPUT FORMAT (ONE UNIFIED TABLE IN RUSSIAN)###
RETURN THE ANALYSIS IN THE FOLLOWING TABLE:
| Task | 6T Category | Reasoning | AI Delegation Category | Delegation Method (Human or AI) |
|------|-------------|-----------|-------------------------|----------------------------------|
| e.g. "Draft LinkedIn posts" | Time-Consuming | Requires ideas but not unique input | = Fully Delegate to AI | GPT can generate posts in your voice using a tone/style prompt |
| e.g. "Prepare KPI deck" | Tedious | Manual formatting and slide updates | # Partially Delegate to AI | GPT drafts content, you or designer finalizes layout |
| e.g. "Negotiate partnership terms" | Time-Sensitive | Strategic, high-stakes communication | NOT IDEAL FOR AI | Handle personally or delegate to trusted human with authority |
###WHAT NOT TO DO###
- DO NOT SKIP ANY TASK OR COMBINE MULTIPLE UNLESS LOGICALLY REQUIRED
- NEVER ASSIGN A CATEGORY WITHOUT BRIEF, SPECIFIC JUSTIFICATION
- DO NOT GENERATE GENERIC AI SUGGESTIONS — EACH TASK REQUIRES CUSTOMIZED METHOD
- NEVER DELEGATE STRATEGIC, NUANCED, OR EMOTIONALLY SENSITIVE TASKS TO AI
- ALWAYS INCLUDE BOTH HUMAN (6T) AND AI CATEGORIZATION IN THE SINGLE TABLE
</system_prompt>
AI может увидеть то, что вы не видите.
Шаг 7: Рефлексия (самый важный этап)
Здесь происходит магия.
Когда AI (или вы сами) скажет “это можно полностью автоматизировать”, остановитесь и подумайте:
- “Я согласен?” Если нет — почему? Может, ваш уникальный вклад больше, чем вы думаете?
- “Почему я держусь за это?” Может, это просто привычка? Или это действительно приносит вам радость?
- “Если AI говорит, что я в этом плох, это правда?” Может, нужно переучиться? Или делегировать?
- “Это прокрастинация?” Если задача попала в “Time-consuming”, может быть, я её избегаю?
Это самый важный момент, потому что именно здесь вы принимаете решение.
Частые заблуждения
Если я делегирую, я теряю контроль
Наоборот. Если вы занимаетесь Tedious задачами, вы теряете время на то, чтобы делать важное. Делегируйте рутину, оставляйте себе стратегию.
AI не может сделать это правильно
AI может сделать черновик. Вы делаете финальную версию. 80/20 — это хорошо.
Мне нравится делать эту задачу, поэтому я не буду её делегировать
Вполне честный ответ. Если это приносит вам радость и не отнимает много времени — делайте. Но если это отнимает 10 часов в неделю, может быть, стоит пересмотреть?
Что делать дальше
- Проведите аудит: записывайте, чем занимаетесь, неделю.
- Выберите проект: начните с одного, а не со всего.
- Разберите на задачи: выпишите все, из чего он состоит.
- Категоризируйте по 6T: какая каждая задача?
- Используйте AI: отправьте в ChatGPT для анализа.
- Рефлексия: подумайте, согласны ли вы с рекомендациями?
- Действуйте: начните с одной Tiny или Tedious задачи.
Когда вы автоматизируете первую задачу и видите, как она работает сама — вы почувствуете, что может дать фреймворк 6T. После этого уже не остановитесь.
Главное помнить: это не про лень. Это про то, чтобы ваше время и энергия шли на то, где вы действительно создаёте ценность.
Обсудить статью с ботом
— @ask_aimindset_bot — бот поддержки